Posiadanie własnej firmy może być przywilejem, spełnieniem marzeń i szansą na pracę zgodną z zainteresowaniami. Często jednak wiąże się też z wysokimi kosztami i szerokim zakresem obowiązków. Coraz więcej osób zakłada jednoosobowe firmy lub startupy, własne działalności mają także freelancerzy, najczęściej copywriterzy, informatycy, programiści czy tłumacze. Czy trzeba mieć własne biuro, by funkcjonować na rynku i budować pozytywny wizerunek swojej marki? A może wystarczy biuro wirtualne?

Co to jest wirtualne biuro?

Wbrew swojej nazwie, biuro wirtualne nie jest nienamacalnym bytem funkcjonującym za sprawą programu komputerowego. To autentyczne pomieszczenia z biurkami, recepcją, sprzętami biurowymi, obsługą i ekspresem do kawy. Wygląda realnie i służy osobom, które chcą, by ich firma sprawnie funkcjonowała na rynku.

Zalety wirtualnego biura

Zalety wirtualnego biura już w 1995 roku odkryli Amerykanie, bo właśnie tam zrodził się pomysł, by udostępniać adres i obsługiwać firmy jednoosobowe, freelancerów lub przedsiębiorstwa stawiające swoje pierwsze kroki w biznesie. Teraz z korzyści wynikających z takiej usługi można korzystać też w Polsce.

Prestiżowy adres

Wiele początkujących firm i wielu pracowników typu „wolny strzelec” pracuje we własnym domu. Jednak nie zawsze chcą oni przekazywać klientom domowy adres czy upubliczniać go w sieci. Bywa też tak, że siedziba firmy znajdowałaby się daleko od centrum miasta. Wirtualne biuro położone w nowoczesnym biurowcu w dużym mieście najczęściej może pochwalić się prestiżowym adresem, z którym klienci kojarzą nowoczesną zabudowę, szybkie windy, klimatyzację czy obsługę w recepcji przy wejściu. Ponadto adres potrzebny jest nie tylko do korespondencji, ale nawet wtedy, kiedy chcemy założyć profil firmy w Internecie. Bez dokładnego adresu wirtualna wizytówka firmy nie może istnieć.

Może Cię zainteresować: Czy lokalizacja biura wpływa na ilość klientów?

Obsługa korespondencji

Wirtualne biuro jest obsługiwane przez prawdziwych pracowników, między innymi takich, którzy odbierają telefony, pocztę, wysyłają maile i trzymają rękę na pulsie. Można więc spokojnie pracować poza siedzibą swojej firmy, a otrzymywać informacje o tym, że dotarła oferta albo list z urzędu. Nie trzeba nawet jeździć do biura, by listy odbierać. Można skorzystać z pomocy pracownika, który zeskanuje korespondencję i prześle jej treści mailem. To znakomite rozwiązanie także dla osób, które podróżują w pracy lub odwrotnie- pracują w podróży. Można być za granicą i nawet przez wiele tygodni, a wciąż wiedzieć, co dzieje się w firmie.

Miejsce do pracy i negocjacji z klientami

Zwłaszcza freelancerzy wiedzą, jak trudno prowadzić rozmowy z klientem, jeśli nie ma się swojego miejsca pracy. Nierzadko pracują oni w sypialni, salonie lub kuchni, dookoła chodzą dzieci, na kuchence bulgocze garnek z zupą. Ani w takich warunkach, ani w kawiarni lub restauracji nie prowadzi się negocjacji, nie przedstawia oferty lub nowych ciekawych pomysłów. Wirtualne biuro to także biurka i sale konferencyjne, w których można umówić się z klientem albo zorganizować profesjonalne spotkanie biznesowe dla wielu osób. Przygotowanie takiego spotkania w nowoczesnym biurze, w którym pracują przedstawiciele różnych branż, wygląda o wiele bardziej profesjonalnie niż we własnym mieszkaniu.

Biuro wirtualne jest też znakomitym rozwiązaniem dla tych osób, które nie spotykają się z klientami i wszystko załatwiają zdalnie. Wielu freelancerów skarży się, że nie może pracować, kiedy dzieci są w domu lub gdy sąsiad zaplanował remont. Są wolni strzelcy, którzy w domu czują znużenie i zamiast pracować, zajmują się sprzątaniem, praniem i prasowaniem, co wpływa na ich produktywność i oczywiście znacznie ogranicza przychody. Wyjście do biura jest dla wielu z nich ciekawą odskocznią i motywacją do tego, by ubrać się elegancko i zmienić otoczenie.

Nawiązywanie kontaktów

Kiedy przychodzimy do wirtualnego biura, niezależnie czy po to, by pracować, czy żeby tylko odebrać pocztę, spotykamy się z ludźmi. W jednym miejscu można poznać programistę, ekonomistę, projektanta wnętrz, specjalistę SEO, tłumacza czy copywritera. To pozwala na poszerzenie horyzontów i nawiązanie znajomości, przekazanie wizytówki, na opowiedzenie o sobie i swojej działalności. Nic nie działa tak dobrze na rozwój firmy, jak reklama szeptana, a ta możliwa jest wtedy, gdy mamy dużo kontaktów i dobrych znajomości.

Kto może skorzystać z wirtualnego biura?

W żadnym biurze wirtualnym nie ma ograniczeń dotyczących specjalizacji klientów. Właściwie każdy może zdecydować się na taką formę usługi, nawet jeśli do wirtualnego biura ma bardzo daleko. Skorzystać z zalet wirtualnego biura mogą freelancerzy, osoby, które chcą założyć firmę i te, które już ją rozwijają. Biuro wirtualne jest też znakomitym wyjściem dla osób, które są ciągle w ruchu, czyli pracują w czasie podróży. Kiedy zmieniają ciągle kraje zamieszkania, firma musi być zarejestrowana w jednym, wybranym i musi posiadać jeden, stały adres. Dzisiaj pracujesz z Bangkoku, a jutro będziesz w Berlinie? Nie szkodzi, bo siedziba Twojej firmy wciąż mieści się w polskim wirtualnym biurze.

Biura wirtualne to też rozwiązanie dla tak prestiżowych firm, jak kancelaria prawna, podatkowa, ale także typowo internetowych przedsięwzięć: sklepów, agencji marketingowych. Z wirtualnego adresu korzystają też szkoleniowe firmy i rekrutacyjne, których działalność skupia się najpierw na tworzeniu materiałów czy szukaniu kandydatów do pracy, a później zobowiązuje do zorganizowania spotkania w sali konferencyjnej lub przy biurku.

Na co zwrócić uwagę, wybierając wirtualne biuro?

Wybierając biuro wirtualne, warto zwrócić uwagę na strukturę firmy oraz doświadczenie jej pracowników. W CitySpace, sieci biur wirtualnych w Warszawie, Krakowie, Katowicach, Gdańsku i Wrocławiu istnieje możliwość wpisania adresu biura jako swojej siedziby do KRS i ewidencji działalności gospodarczej. Biuro zapewnia obsługę recepcyjną i korespondencji, a także wynajem sal i biurka na godziny. Gwarantuje prestiżowy adres i udział w wewnętrznych wydarzeniach organizowanych przez CitySpace. To świetna opcja dla wszystkich osób, które nie chcą wynajmować biura na stałe, a którym zależy na rzetelnej obsłudze ich biznesu.